Ми переведемо ваш бізнес на
пакет Microsoft 365

Пакет Microsoft 365 включає в себе широкий спектр програм і служб, зокрема:

• Microsoft Teams – для спілкування та командної роботи,
• Outlook – поштовий клієнт,
• Word – текстовий процесор,
• Електронна таблиця Excel,
• PowerPoint – програма для створення презентацій,
• OneNote – додаток для нотаток,
• SharePoint – платформа для управління контентом і спільної роботи,
• OneDrive – зберігання файлів у хмарі,
• Yammer – соціальна мережа для організацій,
• Power BI – інструмент бізнес-аналізу,
• Microsoft Stream – корпоративний відеосервіс,
• Microsoft Forms – інструмент для створення опитувань та вікторин,
• Microsoft Planner – інструмент управління проектами,
• Microsoft To Do – додаток для управління завданнями,
• Microsoft Sway – інструмент для створення та обміну інтерактивними звітами та презентаціями,
• Microsoft Graph API – інтерфейс для доступу до даних на платформах Microsoft.

Залежно від обраного плану передплати в Microsoft 365 можуть бути доступні й інші спеціалізовані інструменти та служби.

Microsoft 365 також пропонує інші програми та служби, які можуть бути доступні залежно від обраного плану. Окрім згаданих вище, до пакета можуть входити такі інструменти, як

• Microsoft Access – система управління базами даних (доступна лише на ПК),
• Microsoft Publisher – програма для створення макетів публікацій (доступна лише на ПК),
• Microsoft Visio – інструмент для створення діаграм (доступний як окрема підписка),
• Microsoft Project – програмне забезпечення для управління проектами (доступне як окрема підписка),
• Microsoft Defender для Office 365 – розширені засоби захисту,
• Microsoft Intune – управління мобільними пристроями та додатками,
• Microsoft Viva – платформа для покращення взаємодії з працівниками,
• Microsoft Bookings – інструмент планування зустрічей,
• Microsoft Lists – інструмент для створення списків та спільної роботи над ними,
• Microsoft Whiteboard – цифрова інтерактивна дошка для спільної роботи.

Цей список включає основні програми та служби, але корпорація Майкрософт постійно розвиває свої пропозиції, впроваджуючи нові функції та продукти в екосистему Microsoft 365.

Так, ви можете змішувати ліцензії Microsoft 365 в межах однієї організації, що дає змогу адаптувати потреби та функціональність до різних груп користувачів. Наприклад, деяким співробітникам можуть знадобитися розширені функції безпеки та інструменти для співпраці, доступні в таких планах, як Microsoft 365 E3 або E5, тоді як іншим потрібні лише базові функції, пропоновані в планах Microsoft 365 Бізнес Базовий або Стандарт.

Важливо переконатися, що всі ліцензії сумісні та відповідають вимогам законності та правилам ліцензування корпорації Майкрософт. Крім того, варто проконсультуватися з представником або партнером корпорації Майкрософт, щоб переконатися, що конфігурація ліцензій оптимально відповідає структурі та потребам вашого бізнесу. Також варто регулярно переглядати та коригувати свої ліцензії, щоб переконатися, що вони використовуються ефективно та відповідають вимогам бізнесу, що змінюються.

Так, ви можете використовувати електронну пошту в Microsoft 365 із власним доменом. Налаштування електронної пошти у власному домені – популярна практика серед компаній, які використовують Microsoft 365, оскільки це допомагає підтримувати стабільний імідж і професіоналізм. Ось основні кроки з налаштування електронної пошти у власному домені в Microsoft 365:

1. купівля домену

Якщо у вас ще немає власного домену, вам потрібно буде придбати його у реєстратора доменів, такого як GoDaddy, Namecheap або іншого постачальника доменних послуг.

2. створіть обліковий запис Microsoft 365

Зареєструйте обліковий запис Microsoft 365, якщо у вас його ще немає, і виберіть відповідний план передплати.

3. додавання домену до Microsoft 365

Увійдіть до центру адміністрування Microsoft 365 і додайте свій домен:

• Перейдіть до Налаштувань > Домени > Додайте домен.
• Дотримуючись вказівок майстра, введіть доменне ім’я, яке ви бажаєте додати.

4. оновлення записів DNS

Щоб використовувати електронну пошту у власному домені в Microsoft 365, потрібно оновити записи DNS у реєстратора домену. Microsoft 365 надасть вам конкретні відомості, які потрібно додати, зокрема

• MX-запис – спрямовує вашу пошту на сервери Microsoft 365.
• CNAME-записи – використовуються для налаштування додаткових сервісів, таких як авторозпізнавання (використовується поштовими клієнтами для автоматичного налаштування профілів користувачів).
• TXT-записи – використовуються для перевірки домену та конфігурацій безпеки, таких як SPF (Sender Policy Framework), що допомагає запобігти підробці електронних листів.

5. налаштування електронної пошти

Після оновлення записів DNS і перевірки вашого домену корпорацією Майкрософт ви можете перейти до налаштування облікових записів електронної пошти для користувачів вашого домену.

6 Тестування

Після того, як ви все налаштували, варто провести тести, надсилаючи та отримуючи повідомлення з кількох акаунтів, щоб переконатися, що ваша пошта працює належним чином.

Використання власного домену в Microsoft 365 не тільки підвищує професіоналізм вашого спілкування з клієнтами та діловими партнерами, але й дає вам більше контролю над управлінням користувачами та їхнім доступом до різних служб.

Так, ви можете використовувати електронну пошту у власному домені за допомогою Microsoft 365, зберігаючи при цьому свій веб-сайт на іншому сервері. Багато компаній обирають цей варіант, щоб скористатися перевагами розширених функцій електронної пошти та співпраці, які пропонує Microsoft 365, зберігаючи при цьому свою поточну інфраструктуру хостингу для веб-сайту.

Як це налаштувати?

1. Додавання та перевірка домену в Microsoft 365:
   • Додайте свій домен до Microsoft 365 через панель адміністратора та дотримуйтесь інструкцій, щоб підтвердити право власності на домен, зазвичай шляхом додавання TXT-запису в DNS.
2. Налаштування записів DNS:
   • Записи MX: Налаштуйте MX-записи в DNS, щоб вони вказували на сервери Microsoft 365. Це дозволить отримувати електронну пошту від Microsoft.
   • Записи CNAME, SPF, DKIM, DMARC: налаштуйте ці записи відповідно до рекомендацій Microsoft, щоб покращити доставку та безпеку ваших листів.
   • Запис A або CNAME для веб-сайту: Щоб розмістити свій веб-сайт на іншому сервері, переконайтеся, що запис A (або CNAME, якщо потрібно) для основної URL-адреси вашого домену (наприклад, www.twojadomena.pl) вказує на IP-адресу або ім’я хост-сервера, а не на інфраструктуру Microsoft.
3. Тестування конфігурації:
   • Після налаштування DNS перевірте, чи правильно працює пошта, надсилаючи та отримуючи електронні листи зі своїх щойно налаштованих облікових записів Microsoft 365.
   • Переконайтеся, що ваш веб-сайт все ще активний і доступний за відомою адресою.

Важливі нотатки:

• Поширення DNS: Зміни в записах DNS можуть поширюватися в Інтернеті від кількох хвилин до 48 годин, тому будьте готові до можливого перехідного періоду, під час якого ваша пошта або веб-сайт можуть працювати не так, як зазвичай.
• Документація та підтримка: Скористайтеся документацією та підтримкою від корпорації Майкрософт і вашого хостинг-провайдера, щоб переконатися, що всі налаштування виконано правильно.

Ретельно налаштувавши DNS, ви зможете ефективно керувати електронною поштою за допомогою Microsoft 365, не порушуючи роботу наявного веб-сайту, розміщеного на іншому сервері.

Ліцензії Microsoft 365 можна оплачувати як щорічно, так і щомісяця. Вибір залежить від уподобань вашої організації та особливостей плану передплати.

Щомісячна опція забезпечує більшу гнучкість, дозволяючи легко регулювати кількість ліцензій з місяця в місяць, що є корисним для компаній, які відчувають сезонні коливання чисельності персоналу, або тих, що швидко зростають.

Річна опція – це зобов’язання на рік і часто пропонується за дещо нижчою ціною за місяць, що може заощадити гроші компаніям, які не очікують великих змін у кількості користувачів протягом наступного року.

Вибір між щомісячними або щорічними платежами залежить від фінансових та операційних потреб вашої компанії. Перш ніж прийняти рішення, варто проконсультуватися зі своїм ІТ-консультантом або безпосередньо з представником корпорації Майкрософт, щоб обговорити найкращий варіант для вашої організації.

Час, необхідний для увімкнення Microsoft 365 і виконання міграції на Microsoft 365, може варіюватися залежно від низки факторів, зокрема розміру організації, стану поточної ІТ-інфраструктури та складності даних, що підлягають перенесенню. Ось деякі з ключових аспектів, які впливають на тривалість процесу:

1. Розмір і складність організації: Для невеликих компаній з кількома користувачами процес може зайняти лише кілька днів. Для великих компаній з сотнями або тисячами користувачів процес може зайняти близько 1 тижня або кілька тижнів.
2. Підготовка і планування: попереднє планування, включаючи оцінку існуючих систем і потреб, є ключовим. Хороша підготовка і планування можуть значно прискорити процес міграції.
3. Міграція даних: Переміщення таких даних, як електронні листи, документи, контакти та календарі, може зайняти значну кількість часу, особливо якщо мова йде про великі обсяги даних і різноманітні системи-джерела.
4. Інтеграція та тестування: Інтеграція з існуючими додатками та системами, а також тестування функціональності перед повним впровадженням – ще один крок, який може збільшити час міграції.
5. Навчання та підтримка користувачів: Ознайомлення користувачів з новим середовищем і забезпечення належного навчання та технічної підтримки також потребує часу.

Щоб забезпечити плавну міграцію, рекомендується звернутися до професійного партнера Microsoft, який допоможе спланувати та виконати весь процес, мінімізуючи час простою та гарантуючи, що всі функції будуть правильно налаштовані та оптимізовані.

Підготовка до переходу на Microsoft 365 вимагає ретельного планування та продуманої стратегії. Ось ключові кроки, які потрібно зробити, щоб забезпечити безперебійний процес міграції:

1. Оцінка та аудит існуючої ІТ-інфраструктури
   • Ретельно вивчіть та інвентаризуйте поточні ІТ-активи, включаючи сервери, кінцеві пристрої, додатки та дані.
   • Визначте, які програми та служби використовуються, і оцініть їхню сумісність із Microsoft 365.
2. Планування міграції
   • Визначте обсяг проекту, в тому числі, які дані та системи мають бути передані.
   • Складіть графік міграції, враховуючи всі критичні дати або періоди зниження активності в компанії, щоб мінімізувати збої.
3. Вибір відповідних ліцензійних планів
   • Вирішіть, які плани Microsoft 365 найкраще відповідають потребам різних груп користувачів у вашій організації.
4. Підготовка даних для міграції
   • Очистіть і впорядкуйте дані перед міграцією. Це може включати видалення зайвих або застарілих файлів, дедуплікацію даних і створення резервних копій.
5. Конфігурація та безпека
   • Налаштуйте середовище Microsoft 365, зокрема параметри безпеки, політики конфіденційності та відповідності вимогам.
   • Сплануйте управління ідентифікацією та доступом, що може включати впровадження Azure Active Directory.
6. Навчання та підтримка користувачів
   • Підготувати навчальні матеріали та семінари для користувачів, щоб допомогти їм адаптуватися до нового середовища.
   • Складіть план підтримки під час і після міграції.
7. Тестування та впровадження
   • Проведіть пілотні тести з обмеженою групою користувачів, щоб переконатися, що всі елементи системи працюють належним чином перед повним впровадженням.
   • Поступово впроваджуйте міграцію, відстежуючи прогрес і вирішуючи будь-які проблеми, що виникають.
8. Перегляд та оптимізація
   • Після міграції перевірте всю систему, щоб переконатися, що всі функції використовуються ефективно.
   • Розгляньте варіанти подальшої оптимізації та кастомізації.

Підготовка та реалізація цих кроків забезпечить плавний і безперешкодний перехід на Microsoft 365, що підвищить ефективність і продуктивність організації.

Перенесення електронних листів і файлів до Microsoft 365 – це процес, який вимагає ретельного планування та виконання. Нижче наведено кроки, які зазвичай потрібно виконати для успішного перенесення даних:

1. підготовка до міграції

• Оцініть вашу поточну систему: Визначте, які типи поштових серверів зараз використовуються (наприклад, Microsoft Exchange, Google Workspace, IMAP) і які типи даних вам потрібно передавати.
• Створіть облікові записи в Microsoft 365: Переконайтеся, що всі облікові записи користувачів, які отримуватимуть передані дані, вже налаштовані в Microsoft 365.

2. вибір способу міграції

Корпорація Майкрософт пропонує кілька методів міграції, які ви можете вибрати залежно від розміру та складності вашої поточної інфраструктури:

• Спрощена міграція (Cut-over): Найпростіший варіант, найкращий для невеликих організацій, дозволяє перенести всі дані за короткий проміжок часу.
• Поетапна міграція: дозволяє переміщувати поштові скриньки поетапно. Це вигідно для організацій, які хочуть мінімізувати перебої в роботі.
• Гібридна міграція: поєднує локальний Exchange з Microsoft 365, що ідеально підходить для великих організацій, які планують довгострокове співіснування обох середовищ.
• Міграція IMAP: Для поштових серверів, які підтримують протокол IMAP, це простий спосіб перенесення вмісту поштових скриньок.

3. підготовка інструментів для міграції

• Інструмент міграції Microsoft 365: Використовуйте доступні засоби міграції даних від Microsoft, щоб автоматизувати процес переміщення електронних листів і файлів.
• Інші інструменти: Розгляньте можливість використання сторонніх інструментів, якщо міграція стандартними методами Microsoft не відповідає вашим потребам.

4 Міграція даних

• Синхронізація пошти: Використовуйте вибраний метод міграції, щоб синхронізувати дані пошти з Microsoft 365.
• Переміщення файлів: Такі дані, як документи та інші файли, можна переміщувати до OneDrive або SharePoint за допомогою інструментів міграції даних від Microsoft або сторонніх розробників.

5. верифікація та управління

• Тестування: Після завершення міграції переконайтеся, що всі дані були перенесені правильно і доступні користувачам.
• Управління змінами: Проінформуйте користувачів про нову систему та забезпечте відповідне навчання і підтримку, щоб допомогти їм з переходом.

6. постміграційний моніторинг

• Відстежуйте продуктивність системи: Спостерігайте за поведінкою системи після міграції та вирішуйте будь-які проблеми, що можуть виникнути.

Виконання цих кроків допоможе забезпечити плавну та успішну міграцію електронних листів і файлів до Microsoft 365.

Безпека служби Microsoft 365 – це ключ до захисту даних вашої компанії та забезпечення безперервності бізнесу. Нижче наведено кілька основних кроків, які ви можете зробити, щоб належним чином захистити середовище Microsoft 365:

1. управління ідентифікацією та доступом

• Увімкніть багатофакторну автентифікацію (MFA): Це один з найважливіших методів захисту акаунтів. MFA вимагає, щоб користувачі підтверджували свою особу за допомогою другого фактору (наприклад, SMS-коду, додатку для автентифікації), що значно ускладнює несанкціонований доступ.
• Застосовуйте політики умовного доступу: Контролюйте доступ до ресурсів на основі стану пристрою, його розташування та інших факторів ризику.
• Керуйте ролями та дозволами: Обмежуйте доступ до ресурсів, надаючи користувачам лише ті дозволи, які необхідні для виконання їхніх завдань.

2 Захист даних

• Шифрування даних: Переконайтеся, що дані в стані спокою та під час передавання захищені шифруванням. Microsoft 365 автоматично шифрує дані в багатьох службах, але варто перевірити та налаштувати параметри відповідно до потреб вашої організації.
• Резервне копіювання та відновлення даних: Регулярно створюйте резервні копії даних і тестуйте плани аварійного відновлення, щоб забезпечити їх доступність у разі пошкодження або втрати.

3. управління обладнанням

• Застосовуйте політики управління мобільними пристроями: За допомогою таких інструментів, як Microsoft Intune, можна керувати мобільними пристроями співробітників та забезпечувати їх безпеку.
• Захистіть кінцеві пристрої: Переконайтеся, що на всіх пристроях встановлене та оновлене антивірусне програмне забезпечення та захист від шкідливого програмного забезпечення.

4. моніторинг та реагування на інциденти

• Журнали та моніторинг: використовуйте інструменти для моніторингу та аналізу журналів активності, такі як Microsoft 365 Security & Compliance Center, щоб виявляти підозрілі дії та реагувати на них.
• Сповіщення та управління інцидентами: Налаштуйте відповідні сповіщення на основі виявлених загроз, щоб швидко реагувати на потенційні інциденти безпеки.

5. навчання користувачів

• Навчання з безпеки: Регулярно навчайте працівників найкращим практикам безпеки, включаючи безпечне використання електронної пошти та управління паролями.
• Кампанії з підвищення обізнаності про фішинг: Проводьте регулярні освітні кампанії та фішинг-тести, щоб переконатися, що користувачі знають і вміють розпізнавати спроби фішинг-шахрайства.

Дотримання цих правил допоможе ефективно захистити середовище Microsoft 365, мінімізуючи ризик витоку даних та інші загрози безпеці.

Так, ви можете перемістити файли з корпоративного сервера в хмару Microsoft 365 за допомогою таких служб, як OneDrive для бізнесу та SharePoint, які є невід’ємною частиною пакета. Перенесення даних у хмару може підвищити гнучкість доступу до файлів, полегшити спільну роботу та забезпечити кращі механізми захисту й керування резервними копіями. Ось кілька кроків, які допоможуть вам перенести файли:

1. планування міграції

• Оцінка даних: Визначте, які файли та дані передаються, а які можуть потребувати спеціальних заходів безпеки.
• Вибір інструментів: Визначте, які інструменти Microsoft 365 найкраще відповідають вашим потребам (наприклад, OneDrive для окремих файлів або SharePoint для командної співпраці).
• Планування структури: Визначтеся зі структурою папок і дозволами в хмарі, щоб полегшити організацію та доступ до даних.

2. підготовка до міграції

• Очищення даних: Видаліть непотрібні або застарілі файли, щоб уникнути передачі непотрібних даних.
• Резервне копіювання: Зробіть резервні копії відповідних даних до початку міграції на випадок виникнення проблем.

3. вибір способу міграції

• Ручне перенесення: Для невеликих обсягів даних можна вручну скопіювати файли до OneDrive або SharePoint.
• Інструменти міграції: Microsoft пропонує такі інструменти, як SharePoint Migration Tool, для більших і складніших міграцій. Існують також сторонні інструменти, які можуть бути корисними.

4 Здійснення міграції

• Міграція даних: Перенесіть дані за допомогою обраного вами методу.
• Перевірка: Переконайтеся, що всі файли були правильно передані і доступні.

5 Адаптація та навчання

• Налаштування середовища: Налаштуйте середовище Microsoft 365, зокрема дозволи, спільний доступ і політики доступу.
• Навчання користувачів: Проведіть навчання користувачів, як користуватися новим середовищем, зосередивши увагу на перевагах роботи в хмарі.

6. моніторинг та оптимізація

• Моніторинг: спостерігайте за тим, як користувачі працюють з новими інструментами, і збирайте відгуки.
• Оптимізація: Налаштуйте процеси та структури, щоб отримати максимальну віддачу від Microsoft 365.

Перенесення даних до хмари Microsoft 365 може підвищити операційну ефективність і покращити керування даними. Ретельно спланувавши та виконавши міграцію, ви зможете забезпечити її безперебійний і безперешкодний перебіг.

Обсяг простору, доступного для SharePoint у Microsoft 365, залежить від обраного плану передплати та кількості користувачів. Ось як це працює:

Початковий потенціал

• SharePoint Online пропонує базовий обсяг сховища від 1 ТБ.

Додаткова потужність

• Після перевищення бази в 1 ТБ кожен зареєстрований користувач додає ще 10 ГБ простору для зберігання даних.
• Наприклад, якщо у вас 100 користувачів, ви отримуєте додатково 1 000 ГБ (1 ТБ) простору, що дає вам загалом 2 ТБ доступного простору в SharePoint.

Додаткові опції

• Для компаній, яким потрібно більше місця, Microsoft пропонує можливість придбати додатковий простір у сховищі SharePoint як частину підписки.
• Кількість доступного простору та вартість додаткового простору може змінюватися залежно від деталей підписки та регіону.

Коментарі

• Варто перевірити деталі свого плану передплати на Microsoft 365, оскільки кожен план може пропонувати різні обмеження простору в сховищі та різні можливості.
• Окрім простору в SharePoint, Microsoft 365 також пропонує простір у OneDrive для бізнесу, який надає додаткові можливості зберігання.

Щоб отримати найактуальнішу й конкретну інформацію про простір у сховищі для вашої організації, зверніться до корпорації Майкрософт або постачальника Microsoft 365, які нададуть детальну інформацію про ваш план передплати.

Перехід на Microsoft 365 може бути складним процесом, тому ключовим моментом є залучення досвідченої та обізнаної компанії або ІТ-спеціаліста. Ось кілька порад про те, як вибрати правильного постачальника послуг для здійснення міграції:

1. сертифіковані партнери Microsoft

• Золоті або Срібні партнери Microsoft: компанії з цими сертифікатами є перевіреними та надійними партнерами Microsoft, які мають підтверджений досвід роботи в проектах Microsoft 365.
• Компетенції: Деякі партнери мають специфічні компетенції у впровадженні та управлінні службами Microsoft 365, що є важливим показником їхнього досвіду та знань.

2. досвід та рекомендації

• Портфоліо та кейси: Перевірте, чи має компанія досвід міграції компаній, подібних до вашої за масштабом та структурою.
• Рекомендації: Попросіть рекомендації від інших клієнтів, особливо у вашій галузі. Варто дізнатися, як проходили попередні міграційні проекти та якими були їхні результати.

3 Підтримка та обслуговування

• Пост-міграційна підтримка: Важливо, щоб компанія також пропонувала підтримку після міграції. Переконайтеся, що вони будуть готові допомогти з будь-якими проблемами, а також керувати й оптимізувати ваше середовище Microsoft 365.
• Кастомізація: Обирайте провайдера, який готовий адаптувати процес міграції до конкретних потреб вашої організації.

4 Пропозиція повного спектру послуг

• Консалтингові послуги та аудит: хороші компанії також пропонують консалтингові послуги, щоб допомогти визначити найкращі практики та рішення, адаптовані до вашого бізнесу.
• Навчання користувачів: Виберіть компанію, яка пропонує навчання для ваших співробітників, щоб вони могли ефективно використовувати нові інструменти.

5. ціна

• Витрати: Враховуйте вартість послуги, але пам’ятайте, що найдешевша пропозиція не завжди є найкращою. Інвестиції в досвідченого та надійного провайдера можуть принести більшу довгострокову вигоду.

6 Місцевий партнер

• Доступність на місцевому рівні: якщо можливо, обирайте компанію, яка може запропонувати пряму підтримку у вашому регіоні.

Пошук правильного партнера для міграції на Microsoft 365 має вирішальне значення для успіху всього процесу. Бажано провести ретельну перевірку потенційних постачальників, щоб переконатися, що вони мають необхідні навички та досвід.