Ile kosztuje outsourcing IT dla małych i średnich firm?

Masz już dość “gaszenia pożarów” w firmowym IT? Zastanawiasz się, czy stać Cię na spokój, bezpieczeństwo i technologię, która po prostu działa? Pytanie “ile kosztuje outsourcing IT?” zadaje sobie każdy przedsiębiorca, który chce skupić się na rozwoju biznesu, a nie na walce z drukarkami, wirusami czy powolną siecią.

Odpowiedź nie jest prosta, ale w tym przewodniku damy Ci konkretne liczby.

Pokażemy, że outsourcing IT to nie kolejny koszt, a inwestycja w przewidywalność, bezpieczeństwo i realne oszczędności. Dowiesz się, ile zapłacisz za obsługę IT dla małej i średniej firmy i jak porównać to z kosztem zatrudnienia informatyka.

Co to jest outsourcing IT i dlaczego tak zyskuje na popularności?

Outsourcing IT to strategiczne partnerstwo, w którym zewnętrzna firma, taka jak Jeton, przejmuje pełną odpowiedzialność za całość lub część Twojej infrastruktury technologicznej. To znacznie więcej niż “informatyk na telefon”. To proaktywna opieka, która zapewnia, że Twoja technologia wspiera biznes, a nie go hamuje. Celem jest zapewnienie Ci spokoju i pewności, że wszystko działa, jak należy.

Główne korzyści biznesowe z outsourcingu IT to:

• Przewidywalność kosztów: Płacisz stały, miesięczny abonament, co eliminuje niespodziewane wydatki na naprawy czy awarie.
• Dostęp do zespołu ekspertów: Zamiast jednego informatyka o ograniczonej wiedzy, zyskujesz dostęp do specjalistów od sieci, serwerów, chmury i cyberbezpieczeństwa w ramach jednej umowy.
• Ciągłość działania: Twój biznes jest chroniony 24/7. Nie martwisz się urlopami, chorobami czy odejściem kluczowego pracownika IT.
• Wzrost bezpieczeństwa: Profesjonalna firma wdroży standardy, monitoring i procedury, które chronią Cię przed utratą danych, cyberatakami i karami za RODO/NIS2.
• Skalowalność: Usługi IT rosną razem z Twoją firmą. Otwierasz nowy oddział? Zatrudniasz więcej osób? Twój partner IT jest na to gotowy.
• Spokój i koncentracja na biznesie: To największa wartość. Możesz wreszcie przestać martwić się technologią i zająć się tym, na czym znasz się najlepiej – rozwijaniem swojej firmy.

Jakie są średnie koszty outsourcingu IT dla MŚP w 2025 roku?

Koszt outsourcingu IT zależy od wielkości firmy, zakresu usług i wymaganego czasu reakcji (SLA). Poniżej przedstawiamy realne widełki cenowe, które pomogą Ci zorientować się w obowiązujących stawkach na rynku outsourcingu.

Ile kosztuje outsourcing IT dla małej firmy (do 15 stanowisk)?

Dla małej firmy miesięczny koszt pełnej obsługi IT, zapewniającej spokój i bezpieczeństwo, waha się od 1 200 zł do 3 000 zł netto. Cena zależy od zakresu pakietu. Podstawowy helpdesk może kosztować nawet 600-1500 zł, ale to często tylko reaktywne wsparcie.

Przykładowe pakiety dla małej firmy:

Pakiet podstawowy (ok. 950 – 1 500 zł/mies.): Zazwyczaj obejmuje zdalny helpdesk dla pracowników, podstawowy monitoring kluczowych urządzeń oraz zarządzanie antywirusami. To dobre rozwiązanie, jeśli potrzebujesz głównie wsparcia w bieżących problemach.

Pakiet kompleksowy (ok. 1 500 – 3 000 zł/mies.): Oprócz nielimitowanego helpdesku, zawiera proaktywny monitoring całej sieci, zarządzanie kopiami zapasowymi (backup), wsparcie w zakresie bezpieczeństwa oraz regularne raporty. To opcja dla firm, które chcą mieć IT z głowy.

Ile kosztuje outsourcing IT dla średniej firmy (15-80 stanowisk)?

Średnie firmy, z bardziej złożoną infrastrukturą i większymi wymaganiami co do bezpieczeństwa, mogą spodziewać się wydatków rzędu od 4 000 zł do 15 000 zł netto miesięcznie. Koszt skaluje się wraz z liczbą użytkowników, serwerów i lokalizacji.

Co wpływa na cenę w średniej firmie?

• Liczba użytkowników i urządzeń: Model rozliczenia “per seat” (za stanowisko) jest tu bardzo popularny. Przykładowo, dla firmy z 50 stanowiskami koszt może wynosić około 6 000 zł miesięcznie.
• Złożoność infrastruktury: Posiadanie własnych serwerów, wielu oddziałów czy praca w chmurze hybrydowej podnosi koszt, ale też wartość usługi.
• Zaawansowane bezpieczeństwo: Usługi takie jak SOC (Security Operations Center), zaawansowane testy penetracyjne czy wdrożenia pod dyrektywę NIS2 są często wyceniane indywidualnie.
• Dedykowany opiekun (vCIO): Strategiczne doradztwo technologiczne, które pomaga planować rozwój IT, jest usługą premium, ale przynosi ogromne korzyści w dłuższej perspektywie.

Jakie czynniki wpływają na ostateczną cenę outsourcingu IT?

Ostateczna cena w ofercie zależy od kilku kluczowych zmiennych. Zrozumienie ich pozwoli Ci świadomie porównywać propozycje i wybrać najlepszą opcję dla Twojego biznesu.

• SLA (Service Level Agreement): To gwarantowany czas reakcji na zgłoszenie i czas rozwiązania problemu. Im krótsze czasy i dostępność 24/7, tym wyższa cena. Standardowe wsparcie 8/5 (8 godzin, 5 dni w tygodniu) jest znacznie tańsze niż opieka całodobowa.
• Zakres usług: Czy potrzebujesz tylko zdalnego helpdesku, czy pełnej opieki obejmującej administrację serwerami, zarządzanie siecią, backup, cyberbezpieczeństwo i doradztwo strategiczne? Im szerszy zakres, tym wyższy abonament.
• Infrastruktura techniczna: Liczba komputerów, serwerów (fizycznych i wirtualnych), urządzeń sieciowych oraz liczba oddziałów firmy mają bezpośredni wpływ na wycenę.
• Lokalizacja dostawcy: Choć większość wsparcia odbywa się zdalnie, firmy z dużych miast jak Warszawa mogą mieć nieco wyższe stawki. Kluczowe jest jednak, czy w umowie zawarte są bezpłatne dojazdy w razie poważnej awarii.
• Ukryte koszty: Zawsze pytaj, czy wdrożenie, audyt zerowy, migracje i szkolenia są wliczone w cenę, czy stanowią dodatkowy wydatek.

Sprawdź: Jak wybrać dostawcę usług IT?

Jakie są modele rozliczeń w outsourcingu IT?

Firmy outsourcingowe oferują kilka modeli płatności. Wybór odpowiedniego zależy od Twoich potrzeb i apetytu na ryzyko związane z nieprzewidywalnymi kosztami.

Abonament (Ryczałt):

Opis: Płacisz stałą, miesięczną kwotę za określony pakiet usług (np. nielimitowany helpdesk, monitoring). To najpopularniejszy model dla MŚP.

Zalety: Pełna przewidywalność kosztów, łatwe budżetowanie, motywuje dostawcę do proaktywnego działania (im mniej awarii, tym większy zysk dla niego).

Wady: Możesz mieć poczucie, że “płacisz za nic” w miesiącach bez awarii (choć w rzeczywistości płacisz za spokój i prewencję).

Stawki godzinowe (Pay-as-you-go):

Opis: Płacisz za faktycznie przepracowane godziny specjalistów (stawki od 80 zł/h za helpdesk do 300 zł/h za pracę eksperta).

Zalety: Płacisz tylko za wykonaną pracę, niski próg wejścia. Dobre dla firm z bardzo małą liczbą zgłoszeń.

Wady: Brak przewidywalności kosztów. Jedna poważna awaria może wygenerować rachunek na tysiące złotych.

Za stanowisko (Per Seat):

Opis: Koszt jest mnożony przez liczbę obsługiwanych użytkowników lub komputerów.

Zalety: Prosty i bardzo łatwo skalowalny model. Zatrudniasz nowego pracownika – koszt rośnie o jedną stawkę.

Wady: Może być mniej opłacalny przy dużej liczbie stanowisk z niewielkimi potrzebami.

Model hybrydowy:

Opis: Połączenie stałego abonamentu za podstawowe usługi (np. monitoring i zdalny helpdesk) z rozliczeniem godzinowym za prace dodatkowe (np. wdrożenia, wizyty na miejscu).

Zalety: Dobry kompromis między przewidywalnością a elastycznością.

Wady: Wymaga pilnowania budżetu na prace dodatkowe.

Sprawdź: Outsourcing IT – czym jest i jakie są jego rodzaje?

Outsourcing IT vs. Etatowy informatyk – co się bardziej opłaca?

To kluczowe pytanie, przed którym staje każdy właściciel firmy. Odpowiedź, oparta na twardych liczbach, jest jednoznaczna: dla większości małych i średnich firm outsourcing jest znacznie tańszy i bezpieczniejszy.

Zatrudnienie jednego, kompetentnego specjalisty IT to roczny koszt dla pracodawcy rzędu 160 000 – 200 000 zł. A to dopiero początek. Outsourcing dla firmy o tej samej skali to wydatek rzędu 40 000 – 60 000 zł rocznie. Oszczędności mogą sięgać nawet 100 000 zł rocznie.

Zatrudnienie informatyka to jak posiadanie jednego lekarza na wyłączność, który ma być jednocześnie internistą, chirurgiem i kardiologiem. Outsourcing to abonament w prywatnej klinice – masz stały dostęp do lekarza pierwszego kontaktu (helpdesk) i natychmiastowe skierowanie do najlepszych specjalistów, gdy tylko zajdzie taka potrzeba.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o koszt outsourcingu IT

Zebraliśmy najczęstsze pytania, które słyszymy od przedsiębiorców takich jak Ty.

1. Czy outsourcing IT jest bezpieczny?

Tak, pod warunkiem wyboru sprawdzonego partnera. Profesjonalna firma IT stosuje wyższe standardy bezpieczeństwa niż pojedynczy informatyk, posiada dedykowanych specjalistów od cyberbezpieczeństwa i bierze na siebie pełną odpowiedzialność finansową.

2. Co to jest SLA i dlaczego jest takie ważne?

SLA (Service Level Agreement) to umowna gwarancja czasu reakcji i naprawy. To Twój dowód na to, że w razie awarii otrzymasz pomoc w określonym czasie. Bez SLA niska cena nie ma znaczenia.

3. Czy muszę podpisywać umowę na kilka lat?

Niekoniecznie. Elastyczne firmy, jak Jeton, oferują umowy na czas nieokreślony z krótkim, np. 1- lub 3-miesięcznym okresem wypowiedzenia. Daje Ci to pełną swobodę i pewność, że partner musi stale dbać o jakość usług.

4. Co jeśli mam już jednego informatyka?

Outsourcing może go doskonale uzupełnić (tzw. co-sourcing). Zewnętrzna firma może przejąć powtarzalne zadania helpdesku i monitoringu, pozwalając Twojemu pracownikowi skupić się na strategicznych projektach wewnątrz firmy.

5. Czy outsourcing IT jest tylko dla dużych firm?

Absolutnie nie. To właśnie małe i średnie firmy najwięcej zyskują, bo za ułamek kosztu etatu otrzymują dostęp do wiedzy i technologii zarezerwowanej dotąd dla korporacji.

Trendy w outsourcingu IT – na co się przygotować?

Świat technologii nie stoi w miejscu. Wybierając partnera IT, upewnij się, że jest gotowy na nadchodzące zmiany, które będą miały wpływ na Twój biznes.

• Sztuczna Inteligencja (AI) w IT: AI już teraz automatyzuje monitoring, wykrywa anomalie i przyspiesza rozwiązywanie problemów. Dobry dostawca wykorzystuje te narzędzia, aby działać jeszcze bardziej proaktywnie.
• Cyberbezpieczeństwo jako priorytet: W dobie rosnącej liczby ataków i dyrektywy NIS2, outsourcing musi obejmować zaawansowaną ochronę. Zwykły antywirus to za mało.
• Dominacja Chmury: Praca zdalna i hybrydowa to standard. Partner IT musi być ekspertem w rozwiązaniach chmurowych (np. Microsoft 365, Azure), aby zapewnić Twojej firmie elastyczność i bezpieczeństwo.

Inwestycja w spokój, która się zwraca

Wybór między własnym informatykiem a firmą outsourcingową przypomina decyzję o opiece zdrowotnej. Możesz zatrudnić prywatnego lekarza na wyłączność – to opcja niezwykle droga, ryzykowna (choruje, ma urlop, nie zna się na wszystkim) i dostępna dla nielicznych.

Albo możesz wykupić abonament w nowoczesnej klinice. To ułamek tej ceny, a w zamian otrzymujesz stały dostęp do lekarza pierwszego kontaktu (helpdesk) i natychmiastowe wsparcie całego zespołu specjalistów (od sieci, przez serwery, po cyberbezpieczeństwo), gdy tylko tego potrzebujesz.

Outsourcing IT to właśnie taka inteligentna inwestycja. Zamiast kolejnego kosztu, zyskujesz przewidywalny budżet, bezpieczeństwo na najwyższym poziomie i – co najważniejsze – bezcenny spokój. Możesz wreszcie przestać martwić się technologią i w pełni skupić się na tym, co najważniejsze: rozwijaniu swojego biznesu.