Od 1 kwietnia 2025 r. każda spółka w Polsce musi posiadać skrzynkę e-Doręczeń. To nie wybór – to obowiązek ustawowy.
Nowy system wprowadza sposób doręczania dokumentów elektronicznie, z mocą prawną równą listowi poleconemu z potwierdzeniem odbioru.
Brzmi jak biurokracja? W praktyce – to duża zmiana w kierunku cyfrowego obiegu dokumentów i bezpieczeństwa firmowej korespondencji.

Dlaczego e-Doręczenia są obowiązkowe?

Celem wdrożenia e-Doręczeń jest ujednolicenie i zabezpieczenie komunikacji między urzędami, firmami i obywatelami.
Dzięki temu każda wysyłka ma potwierdzenie nadania, odbioru i odczytania, co eliminuje spory o „czy ktoś dostał wiadomość”.
System działa w oparciu o ustawę o doręczeniach elektronicznych i jest stopniowo wprowadzany dla różnych grup podmiotów.

Kogo i od kiedy dotyczy obowiązek posiadania skrzynki e-Doręczeń?

• Od 1 stycznia 2025 r. – zawody zaufania publicznego (np. adwokaci, notariusze, doradcy podatkowi) oraz organy administracji publicznej.
• Od 1 kwietnia 2025 r. – wszystkie spółki wpisane do KRS przed 1 października 2024 r.
• Od 1 października 2026 r. – przedsiębiorcy z CEIDG (działalności gospodarcze).
• Od 1 października 2029 r. – instytucje wymiaru sprawiedliwości (sądy, trybunały, prokuratura).

Jeśli prowadzisz spółkę (z o.o., akcyjną, komandytową, partnerską) – masz czas do 1 kwietnia 2025 r., by zarejestrować skrzynkę e-Doręczeń.
Po tym terminie brak aktywnej skrzynki może skutkować problemami z odbiorem pism, sankcjami i ryzykiem prawnym.

Gdzie i jak założyć skrzynkę e-Doręczeń

Skrzynkę można uzyskać na dwa sposoby:

1. W systemie publicznym – bezpłatnie, za pośrednictwem operatora wyznaczonego (Poczta Polska S.A.).
2. U kwalifikowanego dostawcy, np. Certum (Asseco Data Systems), Autenti, PWPW, KFJ Inwestycje – to rozwiązania komercyjne, zgodne z ustawą, ale oferujące więcej funkcji i elastyczność biznesową.

Jak wygląda proces rejestracji (krok po kroku)

1. Weryfikacja danych firmy – sprawdzane są dane z KRS lub CEIDG oraz osoby reprezentujące spółkę.
2. Wniosek o nadanie adresu e-Doręczeń – składany elektronicznie (poprzez profil zaufany lub kwalifikowany podpis).
3. Utworzenie skrzynki i adresu – po pozytywnej weryfikacji adres trafia do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).
4. Konfiguracja skrzynki – nadanie uprawnień pracownikom, ustawienie powiadomień e-mail/SMS, integracja z systemem firmowym.
5. Szkolenie użytkowników – krótkie wprowadzenie dla osób obsługujących korespondencję urzędową.

Ile to kosztuje i ile trwa?

• Usługa publiczna – bezpłatna, ale dostępna wyłącznie dla komunikacji z urzędami.
• Usługa kwalifikowana – od ok. 149 zł netto rocznie (np. Certum).
  W zamian otrzymujesz:
  • możliwość korespondencji z kontrahentami i klientami,
  • wsparcie techniczne,
  • opcję integracji z systemami ERP/CRM,
  • możliwość przenoszenia adresu między dostawcami.

Czas wdrożenia skrzynki w Jeton Cloud to zwykle 1–3 dni robocze, a cały proces – od złożenia wniosku do aktywacji – trwa przeciętnie do tygodnia.

Jakie są korzyści z posiadania e-Doręczeń

• Pełna zgodność z przepisami – unikasz sankcji za brak rejestracji.
• Pewność doręczeń – każdy dokument ma potwierdzenie wysyłki, odbioru i odczytu.
• Bezpieczeństwo danych – szyfrowane kanały komunikacji i autoryzowany dostęp użytkowników.
• Oszczędność czasu i kosztów – koniec z drukiem, wysyłką listów i odbiorem awiz.
• Jedno miejsce do obsługi urzędowej korespondencji – dostępne 24/7.

Dlaczego warto zlecić wdrożenie Jeton Cloud

W Jeton Cloud oferujemy kompleksową usługę wdrożenia e-Doręczeń dla firm B2B:

• zakładamy i konfigurujemy skrzynkę e-Doręczeń (publiczną lub kwalifikowaną),
• pomagamy w procesie weryfikacji i wpisu do BAE,
• integrujemy skrzynkę z systemami wewnętrznymi,
• szkolimy użytkowników i zapewniamy wsparcie techniczne.

Całość można załatwić zdalnie – w ciągu jednego dnia roboczego od przekazania niezbędnych danych.

---

Podsumowanie – co powinieneś zrobić teraz

1. Sprawdź, czy Twoja firma jest już wpisana do KRS lub CEIDG.
2. Wybierz rodzaj skrzynki – publiczną (dla urzędów) lub kwalifikowaną (dla pełnej komunikacji).
3. Złóż wniosek lub zleć cały proces zespołowi Jeton Cloud.
4. Po rejestracji przekaż adres e-Doręczeń do urzędów i partnerów.
5. Zadbaj o szkolenie zespołu i procedury obsługi korespondencji.

Przeczytaj więcej na naszym pierwszy wpisie: https://jeton.pl/e-doreczenia-co-to-jest-od-kiedy-obowiazuje-i-jak-przygotowac-firme/