Outsourcing IT czy własny dział IT? Nowoczesne porównanie kosztów, ryzyk i strategii dla firm

Zastanawiasz się, co jest lepsze dla Twojej firmy: zatrudnienie własnych informatyków czy powierzenie technologii zewnętrznemu partnerowi? To nie jest tylko pytanie o koszty. To strategiczna decyzja, która zdefiniuje, jak sprawnie, bezpiecznie i nowocześnie będzie działać Twój biznes w kolejnych latach.

W Jeton rozumiemy ten dylemat doskonale, bo na co dzień pomagamy firmom takim jak Twoja znaleźć odpowiedź. 

Jak dział IT wpływa na strategię firmy w 2025 i później?

Dział IT przestał być jedynie “kosztem” i wsparciem technicznym, a stał się strategicznym motorem napędowym nowoczesnego biznesu. Dzisiejsze IT to już nie tylko naprawa drukarek. To fundament, od którego zależy Twoja konkurencyjność, bezpieczeństwo i zdolność do skalowania.

W kontekście nadchodzących lat, dobrze zarządzana technologia decyduje o:

• Ciągłości działania: Dzięki rozwiązaniom chmurowym i zdalnemu dostępowi Twój zespół może pracować z każdego miejsca na świecie.
• Bezpieczeństwie: W dobie rosnących cyberzagrożeń, profesjonalna ochrona danych to nie opcja, a konieczność.
• Efektywności: Automatyzacja procesów pozwala oszczędzać czas i pieniądze, uwalniając potencjał Twoich pracowników.
• Innowacyjności: Dostęp do najnowszych technologii pozwala szybciej reagować na zmiany rynkowe i potrzeby klientów.

Pytanie nie brzmi czy inwestować w IT, ale jak to zrobić najmądrzej.

Definicje i modele współpracy IT – co tak naprawdę porównujemy?

Zanim przejdziemy do liczb i analizy ryzyka, upewnijmy się, że mówimy tym samym językiem. To kluczowe, aby zrozumieć, co kryje się za każdym z modeli.

Outsourcing IT – czym jest i jakie są jego modele?

Outsourcing IT to strategiczne przekazanie zarządzania częścią lub całością zadań technologicznych zewnętrznej, wyspecjalizowanej firmie. Taki partner staje się Twoim zewnętrznym działem IT, dostępnym “pod jednym telefonem”.

Najpopularniejsze modele outsourcingu to:

Pełny outsourcing (MSP – Managed Service Provider): Zewnętrzna firma przejmuje całkowitą odpowiedzialność za Twoją infrastrukturę, od helpdesku dla pracowników, przez zarządzanie serwerami, po cyberbezpieczeństwo. To model, w którym Jeton się specjalizuje, dając klientom spokój i przewidywalność.

Helpdesk / Service Desk: Wsparcie techniczne dla użytkowników końcowych, rozwiązywanie bieżących problemów z komputerami, oprogramowaniem czy dostępami.

Body leasing / Team leasing: Wynajem konkretnych specjalistów (np. programisty, administratora sieci) do realizacji określonych zadań lub projektów na określony czas.

Wsparcie projektowe: Zlecanie konkretnych projektów, jak migracja do chmury, wdrożenie systemu ERP czy audyt bezpieczeństwa.

Więcej na temat rodzajów outsourcingu IT napisaliśmy w tekście: Outsourcing IT – czym jest i jakie są jego rodzaje?

Wewnętrzny dział IT – na czym polega jego rola?

Wewnętrzny dział IT to zespół specjalistów zatrudnionych bezpośrednio w Twojej firmie na umowę o pracę. Ich zadaniem jest dbanie o wszystkie aspekty technologiczne organizacji – od planowania strategicznego, przez utrzymanie infrastruktury, po wsparcie pracowników. Skład takiego zespołu zależy od wielkości firmy, ale zazwyczaj obejmuje administratorów systemów, specjalistów ds. sieci, helpdesk i czasami menedżera IT.

Porównanie kosztów – co mówią twarde dane?

Różnice w kosztach są często decydującym czynnikiem, a analiza wykracza daleko poza porównanie pensji z fakturą za usługę. Własny dział IT generuje liczne koszty ukryte, o których łatwo zapomnieć.

Element kosztowy	Własny Dział IT	Outsourcing IT (w modelu Jeton)
Wynagrodzenia	Pełen koszt pracodawcy (pensja brutto + ZUS, podatki). Roczny koszt jednego specjalisty to 160 000 – 200 000 zł.	Stała, przewidywalna opłata abonamentowa. Znacznie niższa niż koszt jednego etatu.
Koszty rekrutacji	Wysokie koszty ogłoszeń, agencji HR, czasu poświęconego na rozmowy.	Brak. Dostęp do zespołu ekspertów od pierwszego dnia umowy.
Szkolenia i certyfikaty	Konieczność stałego inwestowania w rozwój zespołu, aby nadążał za technologią.	W cenie usługi. Partner dba o kompetencje swojego zespołu.
Urlopy i zwolnienia lekarskie	Płacisz za czas, w którym pracownik nie pracuje. Nieobecność jednego informatyka może sparaliżować firmę.	Gwarancja ciągłości usług (SLA). Zawsze dostępny jest specjalista na zastępstwo.
Sprzęt i licencje	Koszt laptopów, telefonów, oprogramowania dla zespołu IT (ok. 5000 zł rocznie na osobę).	Brak. Partner korzysta z własnych narzędzi.
Powierzchnia biurowa	Koszt utrzymania dodatkowych stanowisk pracy.	Brak.

Zalety i wady obu modeli – szybkie porównanie w tabeli

Pieniądze to nie wszystko. Równie ważne są elastyczność, bezpieczeństwo i dostęp do wiedzy.

Aspekt	Outsourcing IT	Własny Dział IT
Dostęp do kompetencji	✅ Dostęp do całego zespołu ekspertów (sieci, chmura, bezpieczeństwo, backup).	❌ Ograniczony do wiedzy zatrudnionych osób. Jeden człowiek nie może być ekspertem od wszystkiego.
Elastyczność i skalowanie	✅ Łatwe skalowanie usług w górę i w dół w zależności od potrzeb biznesowych.	❌ Trudne i kosztowne skalowanie. Długi proces rekrutacji lub bolesne zwolnienia.
Ciągłość działania	✅ Gwarancja reakcji 24/7/365 i zastępowalność specjalistów (SLA).	❌ Ryzyko przestojów podczas urlopów, L4. Problem “jednego punktu awarii”.
Bezpieczeństwo	✅ Dostęp do zaawansowanych narzędzi i procedur. Pełna odpowiedzialność umowna i ubezpieczenie OC partnera.	❌ Ograniczona odpowiedzialność pracownika (do 3-krotności pensji). Ryzyko braku budżetu na drogie systemy.
Kontrola i zrozumienie biznesu	❌ Wymaga dobrej komunikacji i zaufania. Partner musi poznać specyfikę firmy.	✅ Pełna, bezpośrednia kontrola. Zespół jest częścią kultury organizacyjnej i głęboko rozumie biznes.
Innowacje i strategia	✅ Partner dzieli się wiedzą o trendach i nowych rozwiązaniach z wielu rynków.	❌ Ryzyko “zasiedzenia” i braku świeżego spojrzenia z zewnątrz.

Bezpieczeństwo i compliance – kto bierze odpowiedzialność?

To jedno z najważniejszych pytań. Utrata danych lub atak ransomware mogą zniszczyć firmę, a kary za naruszenie RODO sięgają milionów.

Ryzyka i wyzwania w outsourcingu – na co uważać?

Główne ryzyka przy współpracy z zewnętrznym partnerem to potencjalna utrata bezpośredniej kontroli nad danymi oraz konieczność zbudowania zaufania. Kluczowe jest, aby dokładnie zweryfikować dostawcę i zadbać o odpowiednie zapisy w umowie.

Jakie zabezpieczenia stosować przy outsourcingu IT?

Dobry partner IT sam zadba o te elementy, ale zawsze warto sprawdzić:

1.  Szczegółowa umowa (SLA – Service Level Agreement): Musi precyzyjnie określać zakres odpowiedzialności, gwarantowane czasy reakcji i kary umowne za niewywiązanie się z obowiązków.

2.  Certyfikaty i standardy: Czy firma działa w oparciu o normy takie jak ISO 27001 (bezpieczeństwo informacji) czy ITIL (dobre praktyki zarządzania usługami IT)?

3.  Ubezpieczenie OC: Profesjonalna firma outsourcingowa posiada polisę ubezpieczeniową, która chroni jej klientów na wypadek strat finansowych spowodowanych jej błędem.

4.  Procedury bezpieczeństwa: Jak partner zarządza dostępami, hasłami, backupem i jak reaguje na incydenty?

Bezpieczeństwo we własnym dziale – pozorna twierdza?

Posiadanie własnego zespołu daje poczucie kontroli, ale może być ono złudne. Największym zagrożeniem jest tzw. “One Man Army” – jeden informatyk, który trzyma w głowie całą wiedzę i wszystkie dostępy. Jego nagła nieobecność to paraliż firmy. Co więcej, w przypadku błędu pracownika, jego odpowiedzialność finansowa jest ograniczona przez Kodeks Pracy do trzykrotności pensji. Całą resztę strat, w tym wielomilionowe kary, ponosi zarząd.

Model hybrydowy (co-sourcing) – najlepsze z obu światów?

Model hybrydowy to strategiczne połączenie wewnętrznego zespołu IT z zewnętrznym wsparciem. To coraz popularniejsze rozwiązanie, które pozwala zachować kontrolę nad kluczowymi obszarami, jednocześnie korzystając z elastyczności i specjalistycznej wiedzy partnera.

Jak to działa w praktyce?

Scenariusz 1: Masz w firmie jednego administratora IT, który zajmuje się bieżącym wsparciem, ale zlecacie na zewnątrz bardziej złożone zadania, jak zarządzanie bezpieczeństwem (np. monitoringiem 24/7), administrację serwerami w chmurze czy wdrożenia projektowe.

Scenariusz 2: Twój wewnętrzny zespół IT koncentruje się na rozwoju oprogramowania kluczowego dla Twojego biznesu, a całe utrzymanie infrastruktury (sieć, komputery, backup) powierzasz firmie zewnętrznej.

Model hybrydowy to świetne rozwiązanie dla firm, które chcą zoptymalizować koszty bez rezygnacji ze strategicznego wpływu na technologię.

Kiedy wybrać dany model? Praktyczne checklisty decyzyjne

Odpowiedz na poniższe pytania. Im więcej odpowiedzi “TAK”, tym bardziej dany model pasuje do Twojej firmy.

Kiedy outsourcing IT to najlepszy wybór?

Czy chcesz mieć przewidywalne, stałe koszty IT w formie jednego abonamentu?

Czy chcesz mieć gwarancję reakcji na awarie 24/7/365, również w weekendy i święta?

Czy Twój biznes dynamicznie się rozwija i potrzebujesz elastyczności w skalowaniu usług?

Czy chcesz mieć dostęp do ekspertów z różnych dziedzin (cyberbezpieczeństwo, chmura, sieci) bez zatrudniania ich wszystkich?

Czy chcesz wreszcie “przestać martwić się o IT” i skupić się na prowadzeniu biznesu?

Kiedy własny dział IT ma więcej sensu?

Czy technologia jest absolutnym rdzeniem Twojego produktu (np. tworzysz własne oprogramowanie) i chcesz mieć 100% kontroli nad know-how?

Czy Twoja firma działa w branży o ekstremalnie rygorystycznych, niestandardowych regulacjach, które wymagają stałej obecności zespołu na miejscu?

Czy posiadasz bardzo dużą, złożoną i unikalną infrastrukturę, której specyfikę trudno przekazać na zewnątrz?

Czy dysponujesz dużym budżetem i zasobami, aby zbudować i utrzymać kompetentny, wieloosobowy i zastępowalny zespół IT?

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Odpowiadamy na pytania, które słyszymy od naszych klientów najczęściej.

Czy outsourcing IT opłaca się małym firmom?

Tak, a często nawet bardziej niż dużym. Małe firmy nie mogą sobie pozwolić na zatrudnienie nawet jednego specjalisty IT na pełen etat, a dzięki outsourcingowi zyskują dostęp do wiedzy całego zespołu ekspertów za ułamek tej kwoty.

Czy można łączyć własny dział IT z outsourcingiem?

Oczywiście, to tzw. model hybrydowy. Jest to świetne rozwiązanie, które pozwala wewnętrznemu zespołowi skupić się na strategicznych zadaniach, a rutynowe utrzymanie i specjalistyczne projekty powierzyć zewnętrznemu partnerowi.

Jak zabezpieczyć dane przy outsourcingu IT?

Kluczowa jest dobrze skonstruowana umowa (SLA), która precyzuje odpowiedzialność, procedury bezpieczeństwa i poufność (NDA). Warto też wybrać partnera, który posiada ubezpieczenie OC i działa zgodnie z normami, np. ISO 27001.

Ile kosztuje outsourcing IT w Polsce?

Koszty zależą od skali (liczby użytkowników i serwerów) oraz zakresu usług. Prosta obsługa małej firmy może zaczynać się od kilkuset złotych miesięcznie, a kompleksowa opieka nad średniej wielkości przedsiębiorstwem to wydatek kilku tysięcy złotych miesięcznie – wciąż znacznie mniej niż koszt jednego etatu.

Czy outsourcing IT jest bezpieczny?

Tak, pod warunkiem wyboru zaufanego i profesjonalnego partnera. Renomowane firmy outsourcingowe często zapewniają wyższy poziom bezpieczeństwa niż wewnętrzne działy IT, ponieważ dysponują specjalistycznymi narzędziami, wiedzą i certyfikowanymi procedurami, na które wiele firm nie może sobie pozwolić.