Outsourcing IT czy własny dział IT

Pytanie brzmi prosto: zatrudnić własnego informatyka, czy oddać IT firmie zewnętrznej. W praktyce to decyzja o kosztach, ryzyku i ciągłości działania, a nie tylko o comiesięcznej fakturze. Poniżej zestawiamy oba modele uczciwie, bez udawania, że jeden zawsze wygrywa. Bo nie wygrywa.

Koszty, ale liczone do końca

Najczęstszy błąd to porównanie abonamentu za outsourcing z samą pensją administratora. To zestawienie zawsze wypada mylnie, bo pomija połowę rachunku.

Przy własnym dziale do wynagrodzenia netto dochodzą:

• Składki i pozostałe koszty pracownicze.
• Sprzęt, licencje narzędzi administracyjnych i systemów monitoringu.
• Szkolenia i certyfikaty, żeby nadążać za technologią.
• Rekrutacja i czas wdrożenia nowej osoby.

Przy outsourcingu płacisz przewidywalny abonament, a większość powyższych kosztów jest już w nim ukryta i rozłożona na wielu klientów dostawcy. Nie znaczy to, że outsourcing jest zawsze tańszy. Znaczy, że przy małej i średniej skali zwykle wychodzi taniej za ten sam realny zakres, a przy dużym, specyficznym środowisku różnica potrafi się odwrócić.

W praktyce granica opłacalności nie leży w liczbie komputerów, tylko w tym, ile godzin pracy IT firma faktycznie generuje w miesiącu. Jeśli jeden administrator miałby przez pół etatu czekać na zgłoszenia, płacisz za gotowość, nie za pracę.

Ryzyko, czyli co się dzieje, gdy coś pójdzie źle

Własny dział daje poczucie kontroli, ale jednoosobowy zespół to ryzyko wiedzy zamkniętej w jednej głowie. Kiedy taka osoba odchodzi, często zabiera ze sobą hasła, kontekst i całą historię decyzji. Odbudowa tego bywa droższa niż roczny koszt obsługi.

Outsourcing przenosi część ryzyka na dostawcę, ale wprowadza inne: uzależnienie od zewnętrznej firmy i jej jakości. Dlatego umowa i dokumentacja są tu kluczowe. Dane, licencje i konta muszą zostać po Twojej stronie, a środowisko powinno być opisane tak, żeby dało się je przekazać dalej. To samo dotyczy zresztą własnego działu, tyle że rzadziej ktoś tego pilnuje.

Dostępność kompetencji

Jeden administrator, nawet bardzo dobry, nie zna się jednakowo na wszystkim. Sieci, serwery, Microsoft 365, backup, bezpieczeństwo i wirtualizacja to dziś osobne specjalizacje. Własny dział w MŚP zwykle pokrywa je płytko, a przy trudniejszym problemie i tak sięga po zewnętrzne wsparcie.

Outsourcing daje dostęp do zespołu z różnymi kompetencjami naraz. Zgłoszenie helpdeskowe obsłuży ktoś inny niż migrację serwera czy incydent bezpieczeństwa. Dla firmy oznacza to, że nie musisz zatrudniać czterech specjalistów, żeby mieć cztery kompetencje. Jeśli potrzebujesz przede wszystkim szybkiej reakcji na codzienne problemy użytkowników, dobrze zorganizowany helpdesk IT często rozwiązuje sprawę taniej i szybciej niż etatowiec, który akurat jest zajęty czymś innym.

Ciągłość działania

To obszar, w którym własny dział wypada najsłabiej, choć rzadko się o tym mówi na etapie decyzji. Jedna osoba chodzi na urlop, choruje i pracuje w określonych godzinach. Awaria w piątek po jej wyjściu czeka do poniedziałku.

Outsourcing z definicji zakłada zastępowalność. Zespół zapewnia ciągłość niezależnie od urlopów, a dobre umowy opisują to poziomem usług, czyli SLA z konkretnym czasem reakcji i naprawy. Warto tu jednak uważać na marketing. SLA ma wartość tylko wtedy, gdy dostawca bierze na siebie skutki jego niedotrzymania. Sam zapis w umowie niczego nie gwarantuje.

Skalowanie w obie strony

Firmy rosną, ale czasem też się kurczą albo zmieniają model pracy. Własny dział skaluje się skokowo: kolejny etat to nowa rekrutacja i stały koszt, którego nie zdejmiesz z dnia na dzień, gdy potrzeby spadną.

Outsourcing skaluje się płynniej. Dołożenie stanowisk, kolejnego serwera czy nowej lokalizacji zwykle oznacza zmianę zakresu, a nie budowę zespołu od zera. Działa to również w drugą stronę, gdy firma się zmniejsza. Dla organizacji o zmiennym zapotrzebowaniu, sezonowej albo szybko rosnącej, ta elastyczność bywa ważniejsza niż sama cena.

Kiedy co wybrać

Uczciwie: nie ma tu jednej reguły, ale są typowe sytuacje.

• Mała i średnia firma bez rozbudowanej infrastruktury zwykle zyskuje najwięcej na outsourcingu, bo dostaje zespół i ciągłość za koszt ułamka etatu.
• Duże, specyficzne środowisko z własnym, unikalnym systemem może potrzebować osoby na miejscu, która zna je od podszewki.
• Model mieszany bywa najzdrowszy. Wewnętrzny koordynator albo administrator odpowiada za sprawy strategiczne i kontakt z biznesem, a codzienną obsługę, bezpieczeństwo i dyżury bierze na siebie partner zewnętrzny.

Ostatni wariant sprawdza się szczególnie w firmach, które urosły na tyle, że jedna osoba już nie wyrabia, ale jeszcze nie na tyle, żeby zbudować pełny dział.

Jeśli nie masz pewności, po której stronie granicy jest Twoja firma, zacznij od policzenia, ile godzin pracy IT faktycznie zużywasz w miesiącu i jakich kompetencji brakuje. Na tej podstawie chętnie pokażemy, jak wyglądałaby obsługa informatyczna firm albo pełny outsourcing IT w Twoim przypadku, bez namawiania na model, który akurat nam pasuje. Decyzja i tak powinna wynikać z liczb, a nie z hasła reklamowego.