Kiedy mówimy outsourcing IT, wiele osób wyobraża sobie jedno: firma zewnętrzna odbiera telefony i naprawia komputery. To tylko jeden z wariantów. W rzeczywistości outsourcing IT ma kilka rodzajów, które różnią się zakresem, ceną i tym, kto odpowiada za całość. Wybór złego modelu to najczęstsza przyczyna rozczarowania współpracą, dlatego warto zrozumieć różnice, zanim podpiszesz umowę.

Czym właściwie jest outsourcing IT

Outsourcing IT to przekazanie części lub całości zadań informatycznych firmie zewnętrznej, zamiast wykonywania ich własnymi siłami. Chodzi nie tylko o naprawy, ale o cały obszar: sprzęt, oprogramowanie, serwery, sieć, bezpieczeństwo i wsparcie użytkowników.

Kluczowe słowa to część lub całość, bo właśnie tu zaczynają się różnice między modelami. Jedna firma odda dosłownie wszystko, inna tylko serwery, a jeszcze inna zamówi jednorazowy projekt. Każde z tych podejść ma swoją nazwę i swoje zastosowanie.

Outsourcing pełny

W tym modelu dostawca przejmuje całe IT firmy. Odpowiada za stanowiska pracy, serwery, sieć, pocztę, bezpieczeństwo i kontakt z użytkownikami. Klient nie utrzymuje własnego działu informatycznego, a punktem kontaktu jest zewnętrzny zespół.

Kiedy wybrać:

  • Firma nie ma własnego informatyka albo właśnie się z nim rozstała.
  • Zależy Ci na jednym odpowiedzialnym partnerze zamiast żonglowania kilkoma dostawcami.
  • Chcesz przewidywalnego kosztu i jasno określonego poziomu usług.

To najczęstszy wybór w MŚP, bo zdejmuje z firmy cały temat IT. Warunkiem sukcesu jest dobra umowa i uporządkowane przejęcie środowiska, żeby wiedza o infrastrukturze nie została u poprzedniego dostawcy.

Outsourcing częściowy

Tutaj firma dzieli zadania. Część zostaje wewnątrz, na przykład u własnego administratora albo koordynatora IT, a część trafia na zewnątrz. Podział bywa różny: dostawca przejmuje serwery i bezpieczeństwo, a wsparcie użytkowników zostaje na miejscu, albo odwrotnie.

Kiedy wybrać:

  • Masz kogoś od IT, ale brakuje mu czasu lub konkretnych kompetencji.
  • Chcesz zatrzymać kontrolę nad wybranym obszarem, a resztę oddać specjalistom.
  • Rośniesz i jeden administrator przestaje wyrabiać.

Ten model wymaga jasnego podziału odpowiedzialności. Najgorszy scenariusz to sytuacja, w której przy awarii nikt nie czuje się właścicielem problemu. Częstym i sensownym wariantem jest oddanie na zewnątrz tego, co najbardziej wrażliwe i wymagające, na przykład administracji serwerami, przy jednoczesnym zachowaniu obsługi bieżącej u siebie.

Outsourcing projektowy

To współpraca ograniczona w czasie, do konkretnego zadania z określonym początkiem i końcem. Migracja poczty do Microsoft 365, wdrożenie backupu, przebudowa sieci, uruchomienie nowego serwera czy audyt bezpieczeństwa. Po zakończeniu projektu współpraca się kończy albo przechodzi w stałą obsługę.

Kiedy wybrać:

  • Masz jednorazową potrzebę, która przekracza kompetencje lub czas Twojego zespołu.
  • Planujesz zmianę technologiczną i chcesz, żeby zrobił ją ktoś, kto robił to wiele razy.
  • Nie chcesz zatrudniać na stałe kompetencji potrzebnej tylko przez chwilę.

W praktyce projekt to dobry sposób, żeby poznać dostawcę bez zobowiązania na lata. Jeśli sprawnie przeprowadzi migrację, wiesz, czy warto powierzyć mu więcej. To tańszy test niż podpisanie długiej umowy w ciemno.

Wsparcie, czyli model uzupełniający

Czwarty wariant to wsparcie na żądanie, często nazywane helpdeskiem lub obsługą incydentalną. Firma ma własne IT, ale korzysta z zewnętrznej pomocy w razie potrzeby: przy trudniejszym zgłoszeniu, w czasie urlopu administratora albo poza godzinami pracy.

Kiedy wybrać:

  • Chcesz zabezpieczyć ciągłość, gdy Twojej jednej osoby nie ma.
  • Potrzebujesz drugiej pary rąk tylko w szczytach albo przy nietypowych problemach.
  • Nie chcesz przechodzić na pełny outsourcing, ale zależy Ci na bezpieczniku.

To najlżejszy model, świetny jako uzupełnienie, ale ryzykowny jako jedyne zabezpieczenie. Jeśli firma opiera całe IT na okazjonalnym wsparciu, prędzej czy później trafi na sytuację, w której nikt nie ma pełnego obrazu środowiska.

Jak wybrać model dla siebie

Zamiast pytać, który outsourcing jest najlepszy, odpowiedz sobie na trzy pytania:

  1. Czy mamy własne kompetencje IT i czy wystarczają na co dzień.
  2. Czy potrzeba jest stała, czy jednorazowa.
  3. Kto ma odpowiadać za całość, gdy coś przestanie działać.

Z odpowiedzi zwykle wynika model. Brak własnego IT i potrzeba stała prowadzą do pełnego outsourcingu. Własny administrator z lukami kompetencyjnymi to outsourcing częściowy. Konkretne zadanie to projekt. Bezpiecznik na wypadek nieobecności to wsparcie.

Modele można też łączyć i zmieniać w czasie. Wiele firm zaczyna od projektu, przechodzi na wsparcie, a po roku wybiera pełną obsługę, bo poznało dostawcę w działaniu.

Jeśli chcesz to poukładać na spokojnie, opisz nam swoją sytuację, a podpowiemy, który wariant outsourcingu IT albo szerszej obsługi informatycznej firm ma w Twoim przypadku sens. Bez naciskania na najdroższą opcję, bo dobrze dobrany model zwykle jest też tańszy w utrzymaniu.