Biuro rachunkowe obsługuje kilkadziesiąt firm i prowadzi kadry oraz płace, więc jego kalendarz jest brutalnie przewidywalny. Od stycznia do końca marca praca idzie pełną parą: terminy JPK, rozliczenia CIT i PIT, zamknięcia roku. W tym oknie każda godzina przestoju to realny problem, bo terminów podatkowych nie da się przesunąć. To właśnie ta sezonowość zdecydowała o kształcie całego wdrożenia.

Sytuacja na wejściu

Poczta działała na starym hostingu współdzielonym, bez kopii zapasowej i bez sensownej ochrony kont. Dokumenty klientów były rozproszone po lokalnych dyskach i pendrive’ach, a wersje tego samego pliku krążyły w załącznikach maili. Wsparcie IT sprowadzało się do telefonu do zaprzyjaźnionego informatyka, który pomagał, kiedy akurat mógł. Nikt nie potrafił odpowiedzieć na proste pytanie: co się stanie, jeśli ktoś skasuje folder ze sprawą albo hosting padnie w lutym.

Dlaczego to było pilne

W biurze rachunkowym utrata korespondencji z klientem lub dokumentu źródłowego to nie tylko kłopot techniczny, ale ryzyko przekroczenia terminu i odpowiedzialności wobec klienta. Stary hosting nie dawał żadnej gwarancji odzyskania danych, a brak backupu oznaczał, że pojedynczy błąd człowieka mógł skasować pracę bez możliwości cofnięcia. Właścicielka wiedziała, że zmianę trzeba przeprowadzić, ale nie w środku sezonu i nie kosztem choćby jednego dnia przestoju.

Jak poprowadziliśmy wdrożenie

Zaczęliśmy od terminarza, a nie od techniki. Ustaliliśmy, że całą migrację do Microsoft 365 zamykamy poza szczytem, z właściwym przełączeniem poczty w weekend. Przez kilka dni przed przełączeniem synchronizowaliśmy skrzynki w tle, żeby w momencie zmiany rekordów MX większość danych była już na miejscu i pozostała tylko krótka dosynchronizacja.

Historię wiadomości, kontakty i kalendarze przenieśliśmy do Exchange Online w komplecie. Po stronie plików nie ograniczyliśmy się do przeniesienia bałaganu w nowe miejsce: uporządkowaliśmy strukturę w SharePoint według klientów i typów dokumentów, a bieżące pliki pracowników trafiły do OneDrive. Po migracji porównaliśmy liczbę wiadomości w każdej skrzynce ze stanem wyjściowym, żeby mieć pewność, że nic nie zginęło.

Równolegle wdrożyliśmy niezależny backup Microsoft 365, obejmujący pocztę, OneDrive i SharePoint. Kopie trafiają do lokalizacji niezależnej od Microsoftu, z retencją 12 miesięcy dopasowaną do sposobu przechowywania dokumentów księgowych. Odtwarzalność sprawdzamy codziennie, a testowe przywrócenie pojedynczego pliku i całej skrzynki zrobiliśmy razem z zespołem, żeby wiedzieli, jak to wygląda w praktyce.

Na końcu uporządkowaliśmy wsparcie. Zamiast dorywczych telefonów biuro dostało jeden kanał zgłoszeń, helpdesk z gwarantowanym czasem reakcji i monitoring środowiska. To najważniejsza zmiana na sezon: kiedy coś przestaje działać w lutym, jest jasne, do kogo dzwonić i w jakim czasie problem zostanie podjęty.

Co się zmieniło

Przełączenie poczty zmieściło się w weekendowym oknie i w poniedziałek zespół pracował już w Microsoft 365, z pełną historią korespondencji. Nie zgłoszono ani jednej utraconej wiadomości. Dokumenty przestały krążyć w załącznikach: pracują na jednej, aktualnej wersji w SharePoint, a skasowany plik wraca w kilka minut z backupu, bez proszenia kogokolwiek o przysługę.

Biuro weszło w kolejny sezon rozliczeń z jasnym obrazem swojego IT: kopie danych są testowane, konta zabezpieczone, a stała opieka daje przewidywalny czas reakcji zamiast niepewności. Zmiana, której właścicielka bała się jako ryzyka, okazała się tym, co zdjęło z niej najwięcej codziennego stresu.