Firma zgłosiła się do nas w trudnym momencie. Jedyny informatyk, który przez lata sam budował i utrzymywał całe środowisko, złożył wypowiedzenie, a wraz z nim z firmy wychodziła praktycznie cała wiedza o tym, jak działa IT. Nie było dokumentacji, schematu sieci ani spisu, co na których serwerach jest uruchomione. Do tego serwery fizyczne, na których stał sklep B2B i systemy magazynowe, zbliżały się do końca gwarancji.
Sytuacja na wejściu
Środowisko trzymało się na wiedzy jednej osoby. Hasła administracyjne były rozproszone, część dostępów istniała tylko w pamięci odchodzącego pracownika, a użytkownicy z problemami dzwonili wprost do niego, z pominięciem jakiegokolwiek procesu. Cztery serwery fizyczne różniły się wiekiem i konfiguracją, dwa z nich miały gwarancję kończącą się w ciągu kilku miesięcy. Awaria dowolnego z nich oznaczałaby przestój sklepu, a nikt w firmie nie potrafił oszacować, jak długo trwałoby przywrócenie usługi.
Dlaczego to było pilne
Dla dystrybutora działającego w modelu B2B każda godzina niedostępności sklepu i systemu magazynowego to realne straty i zdenerwowani kontrahenci. Ryzyko było podwójne: starzejący się sprzęt bez gwarancji oraz brak jakiejkolwiek wiedzy o tym, jak środowisko odtworzyć. W praktyce firma była o jeden zepsuty dysk od poważnego problemu, a odejście informatyka zostawiało lukę, której nie dało się zapełnić z dnia na dzień.
Jak poprowadziliśmy przejęcie
Zaczęliśmy od inwentaryzacji, jeszcze zanim poprzedni informatyk odszedł na dobre. Spisaliśmy serwery, aplikacje, dostępy i zależności między nimi, odzyskaliśmy i uporządkowaliśmy hasła w sejfie haseł, a całość udokumentowaliśmy. Dopiero mając mapę środowiska, mogliśmy zaplanować sensowną modernizację, a nie działać po omacku.
Kolejnym krokiem była wirtualizacja na Proxmox. Zamiast kupować cztery nowe serwery, skonsolidowaliśmy środowisko do dwóch hostów w klastrze. Fizyczne maszyny przenieśliśmy jako wirtualne, dzięki czemu firma przestała być zależna od konkretnego, starzejącego się sprzętu. Migawki dały nam możliwość szybkiego cofnięcia zmiany po aktualizacji, a odtworzenie maszyny z kopii to teraz kwestia minut, a nie dni oczekiwania na części.
Równolegle uruchomiliśmy helpdesk z SLA i jednym punktem kontaktu. Zamiast dzwonić do konkretnej osoby, użytkownicy zgłaszają problemy w jedno miejsce, a każde zgłoszenie ma numer, priorytet i historię. Bieżącą obsługę oraz monitoring hostów, kopii i kluczowych usług przejęliśmy w ramach stałego outsourcingu, tak aby stan środowiska był sprawdzany według harmonogramu, a nie dopiero po awarii.
Co się zmieniło
Firma odzyskała kontrolę nad własnym IT. Cztery serwery fizyczne działają dziś jako maszyny wirtualne na dwóch hostach, co zmniejszyło zajętość szafy i pobór energii o około 40 procent. Dzięki migawkom pojedynczą usługę przywracamy w kilkanaście minut, a nie w ciągu dni. Helpdesk reaguje na zgłoszenia w ciągu 30 minut, więc problemy nie leżą i nie kumulują się w kolejce.
Najważniejsza zmiana jest jednak trudniejsza do zmierzenia. Wiedza o środowisku nie mieszka już w głowie jednej osoby, tylko w aktualnej dokumentacji. Odejście dowolnego administratora przestało być zagrożeniem dla ciągłości działania, a zarząd wie, do kogo dzwonić i czego oczekiwać, gdy coś pójdzie nie tak.