Zakład mleczarski nie ma przycisku pauzy. Mleko przyjeżdża, linia pracuje, zmiany schodzą się i rozchodzą przez całą dobę. To jedno zdanie zdecydowało o kształcie migracji 1500 stanowisk do Microsoft 365: nie było weekendu, w którym dałoby się „przełączyć wszystko naraz”.

Sytuacja na wejściu

Grupa obejmuje kilkanaście zakładów i biur, które przez lata rosły w swoim tempie. Poczta i dokumenty żyły w lokalnych rozwiązaniach, standardy kont różniły się między zakładami, a wspólnym mianownikiem był brak jednego miejsca, w którym wiadomo, kto ma do czego dostęp. Do tego bardzo różny poziom cyfrowy zespołów: inny w biurze handlowym, inny na hali produkcyjnej.

Dlaczego to było trudne

Skala jest tu tylko połową problemu. Drugą połową jest ruch ciągły. W firmie biurowej migrację robi się w weekend i w poniedziałek ludzie zastają nowe środowisko. W zakładzie pracującym non stop weekend nie istnieje, a każda godzina, w której ktoś nie może odebrać zamówienia albo potwierdzić dostawy, jest odczuwalna. Trzecim czynnikiem byli ludzie: przy 1500 osobach nawet drobne zamieszanie mnoży się przez 1500 i zamienia w lawinę zgłoszeń.

Jak poprowadziliśmy wdrożenie

Plan ułożyliśmy pod grafik zmianowy każdego zakładu, a nie pod kalendarz zespołu wdrożeniowego. Migrację do Microsoft 365 rozbiliśmy na kilkanaście fal i zaczęliśmy od zakładu najmniej krytycznego. To była świadoma decyzja: pierwsza fala miała zweryfikować procedurę na mniejszej grupie, zanim dotknęliśmy zakładów, w których błąd kosztowałby najwięcej. Każda kolejna fala korzystała z wniosków z poprzedniej, więc procedura z czasem stawała się krótsza i pewniejsza.

Równolegle uporządkowaliśmy tożsamość w Entra ID i objęliśmy komputery zarządzaniem przez Intune. Przy tej liczbie stanowisk i naturalnej rotacji na produkcji to jedyny sposób, żeby odpowiedzieć na pytanie, kto ma dostęp i z jakiego urządzenia. Uwierzytelnianie wieloskładnikowe weszło na wszystkie konta.

Najwięcej uwagi poświęciliśmy jednak ludziom, nie serwerom. Przy każdej fali był dyżur pierwszego dnia: krótkie instrukcje dopasowane do tego, jak dany zespół realnie pracuje, i szybka ścieżka zgłoszeń. Dzięki temu drobne problemy zamykały się w godzinach zamiast zbierać się w kolejce i urastać do wrażenia, że „nowa poczta nie działa”.

Po zamknięciu ostatniej fali całe środowisko objęliśmy niezależnym backupem Microsoft 365 z codzienną weryfikacją odtwarzalności.

Co się zmieniło

1500 stanowisk pracuje w jednym środowisku, a żaden zakład nie zatrzymał produkcji na czas migracji. Dostęp jest kontrolowany centralnie: wiadomo, kto ma konto, na jakim urządzeniu pracuje i co się dzieje, gdy odchodzi z firmy. Zamiast kilkunastu lokalnych światów grupa ma jedno środowisko, które da się utrzymywać i rozwijać.

Z perspektywy zarządu najważniejsze okazało się to, czego nie widać w statystykach: migracja tej skali przeszła bez kryzysu, bez zatrzymania linii i bez tygodnia paraliżu, którego wszyscy się spodziewali.