Grupa spożywcza działa w kilku lokalizacjach i sprzedaje nabiał również poza Polskę, więc jej praca opiera się na dwóch rzeczach: poczcie i dokumentach. Zamówienie, specyfikacja, dokument eksportowy, potwierdzenie od kontrahenta. Kiedy to wszystko żyje na lokalnych serwerach w różnych oddziałach, każdy dzień działa dopóki nic się nie zepsuje.

Sytuacja na wejściu

Poczta stała na lokalnych serwerach, osobno w kilku oddziałach. Każda lokalizacja przez lata dorobiła się własnych zwyczajów: inny format adresu, inne zasady zakładania kont, inne miejsce na dokumenty. Pliki handlowe leżały na udziałach sieciowych i lokalnych dyskach, a ta sama specyfikacja potrafiła krążyć w trzech wersjach w załącznikach. Backup istniał tylko dla części danych i nikt nie sprawdzał, czy da się z niego cokolwiek odtworzyć.

Dlaczego to było pilne

W handlu i eksporcie utrata korespondencji to nie jest kłopot techniczny, tylko utrata dowodu ustaleń z kontrahentem. Do tego doszła kwestia wiarygodności: wiadomości wychodzące z niespójnych adresów w różnych oddziałach wyglądały słabo po drugiej stronie, a część trafiała do spamu. Grupa chciała jednego środowiska, ale postawiła twardy warunek: handel nie może stanąć ani na jeden dzień.

Jak poprowadziliśmy wdrożenie

Zaczęliśmy od inwentaryzacji, nie od techniki. Policzyliśmy skrzynki, dane i konta w każdym oddziale, i dopiero ta lista pokazała skalę porządków: duplikaty kont, udziały sieciowe bez właściciela, dane, których od lat nikt nie otwierał. Część rzeczy dało się po prostu nie migrować.

Właściwą migrację do Microsoft 365 rozbiliśmy na fale, oddział po oddziale. Każda fala dostała własne okno poza godzinami pracy handlu, a skrzynki synchronizowaliśmy w tle kilka dni wcześniej. Dzięki temu w momencie przełączenia zostawała tylko krótka dosynchronizacja, a nie przenoszenie wszystkiego naraz. Po każdej fali porównywaliśmy liczbę wiadomości ze stanem wyjściowym, zanim ruszyliśmy dalej.

Równolegle uporządkowaliśmy tożsamość w Entra ID: jeden format adresu dla całej grupy, jedno logowanie do poczty i dokumentów, uwierzytelnianie wieloskładnikowe na każdym koncie. Dokumenty handlowe trafiły do SharePoint w strukturze odwzorowującej realną pracę, czyli kontrahenci, zamówienia i dokumentacja eksportowa, a nie kopię starego bałaganu w nowym miejscu.

Na koniec objęliśmy całość niezależnym backupem Microsoft 365, z codzienną weryfikacją odtwarzalności. Testowe przywrócenie pliku i całej skrzynki przeszliśmy razem z zespołem IT grupy, żeby wiedzieli, jak to wygląda w praktyce, zanim będzie potrzebne naprawdę.

Co się zmieniło

Wszystkie 365 stanowisk pracuje w jednym środowisku, z jednym logowaniem i wspólnym miejscem na dokumenty. Żadna fala nie wymagała zatrzymania handlu, a zespół nie zgłosił utraconej korespondencji. Korespondencja z kontrahentami wychodzi ze spójnych adresów w domenie grupy, co samo w sobie poprawiło dostarczalność.

Największa zmiana jest jednak mniej widoczna: grupa wie teraz, gdzie są jej dane i że da się je odtworzyć. Zamiast kilku lokalnych światów, z których każdy działał po swojemu, jest jedno środowisko z kontrolą dostępu i testowanym backupem.